Tietosuojaseloste

1.Asiakirjan tarkoitus

Tämä asiakirja kertoo DeskGraden ehdoista ja sitoumuksista. Se ei ole oikeudellista neuvontaa.

2.Kuka vastaa tiedoista

Pilotify (toiminimi), Y-tunnus 1820342-0, Harluntie 5, 02600 Espoo, on rekisterinpitäjä tämän sivuston, DeskGrade-käyttäjätilien ja palvelun turvallisen ylläpidon osalta. Tietosuojayhteys: jan@pilotify.app.

Aineistoa, jonka asiakas tallentaa DeskGrade-työtilaansa, kuten viestejä, tiedostoja, CRM-tietoja, muistiinpanoja, tapaamisia, huoneiden sisältöä ja agenttien niistä luomaa aineistoa, käsitellään asiakkaan puolesta. Tämän aineiston osalta asiakas on rekisterinpitäjä ja me olemme sen henkilötietojen käsittelijä tietojenkäsittelysopimuksemme perusteella. Jos olet DeskGrade-asiakkaan työntekijä, vieras tai yhteyshenkilö, kysy ensin asiakkaalta, miten se käyttää tietojasi; autamme sitä vastaamaan.

3.Tämän sivuston kävijät

• Sivupyynnöt: palveluntarjoajamme vastaanottaa IP-osoitteesi, selaimesi tiedot ja pyytämäsi sivun voidakseen näyttää sen ja suojata sivustoa. Emme käytä tällä sivustolla analytiikkaa tai mainontaa.
• Bottitarkistus: kun lähetät yhteydenottolomakkeen, Vercel BotID tarkistaa näkymättömästi, että selainta käyttää ihminen. Se toimii tämän sivuston omasta osoitteesta eikä aseta evästettä.
• Yhteydenottolomake: nimesi, työsähköpostisi, yrityksesi, viestisi ja sivun kieli lähetetään meille sähköpostina, ja käytämme niitä vain vastataksemme sinulle. Sivusto ei itse tallenna mitään; viestisi säilyy sähköpostilaatikossamme.
• Väärinkäytösten esto: toistuvia pyyntöjä rajoitetaan lyhytikäisillä laskureilla tai avaimellisilla tunnisteilla. Toteutus ja tallennus riippuvat rajapinnasta; ylläpidon tietoturvalokit voivat myös sisältää pyynnön alkuperätietoja.

4.DeskGraden käyttäjät

Kun asiakas antaa sinulle pääsyn DeskGradeen, käsittelemme:

• Tilitiedot: nimi, sähköpostiosoite, profiilikuva jos lisäät sellaisen, kieli ja muut asetukset, työtilat joihin kuulut ja roolisi niissä.
• Kirjautumistiedot: kirjaudutko salasanalla, kertakäyttöisellä sähköpostilinkillä tai -koodilla vai yrityksesi kertakirjautumisella, sekä istuntotiedot, jotka pitävät sinut kirjautuneena. Salasanat tallennetaan vain tiivistettyinä kirjautumispalvelumme kautta.
• Työtilan sisältö, jota sinä ja muut luotte, asiakkaan puolesta (katso Kuka vastaa tiedoista), mukaan lukien ääniviestit ja niiden litteroinnit.
• Agenttitiedot: mitä henkilökohtainen agenttisi muistaa työstäsi, sen keskustelut kanssasi sekä toimet, joita se ehdottaa tai tekee, kukin merkittynä sen hyväksyjän nimiin.
• Yhdistetyt tilit: jos yhdistät Googlen tai Microsoftin kalenterin, Slackin tai GitHubin, yhteyden käyttöön tarvittavat käyttöoikeustunnisteet ja tiedot.
• Sähköpostien toimitustiedot: mitkä palvelun sähköpostit (kuten kutsut ja kirjautumislinkit) sinulle lähetettiin ja menivätkö ne perille. Emme seuraa, avaatko sähköposteja tai napsautatko niiden linkkejä.
• Tietoturva- ja lokitiedot: kuka teki mitä ja milloin, tekniset virhelokit sekä pyynnön alkuperätiedot silloin, kun niitä tarvitaan tietoturvaan tai tapahtuman kohdentamiseen. Ylläpitopalvelut vastaanottavat IP-osoitteita; väärinkäytösten esto käyttää lyhytikäisiä laskureita tai avaimellisia tunnisteita. Emme väitä, ettei IP-tietoja koskaan tallennettaisi.

5.Jaettujen huoneiden vieraat

Asiakas voi kutsua sinut jaettuun huoneeseen vieraaksi. Silloin käsittelemme sähköpostiosoitettasi, vierasistuntoa, jolla pääset sisään, sekä sitä, mitä kirjoitat tai lataat huoneeseen. Jos liityt ilman käyttäjätiliä, sinulle luodaan väliaikainen vierastunniste, joka poistetaan seitsemän päivän kuluttua, ellet ole aktiivinen jossakin huoneessa.

Asiakas voi halutessaan tallentaa, milloin vieraat käyvät huoneessa ja mitä sivuja ja tiedostoja he avaavat. Se voi ottaa tämän käyttöön vasta julkaistuaan oman tietosuojaselosteensa, johon huone linkittää. Voit kytkeä yksityiskohtaisen tallennuksen pois huoneessa, jolloin tallennetut tiedot poistetaan. Asiakas on näiden käyntitietojen rekisterinpitäjä.

6.Henkilöt asiakkaiden rekistereissä

Asiakkaat voivat tallentaa DeskGradeen omien yhteyshenkilöidensä tietoja, esimerkiksi nimiä, työsähköposteja, puhelinnumeroita ja tehtävänimikkeitä CRM:ään tai tapaamisten osallistujia. Joitakin yritystietoja voidaan hakea julkisesta kaupparekisteristä. Asiakas on näiden tietojen rekisterinpitäjä ja vastaa asianomaisten henkilöiden informoinnista.

7.Käsittelyn tarkoitukset ja oikeusperusteet

Emme myy henkilötietoja, emme käytä niitä mainontaan emmekä tee sinusta pelkästään automaattiseen käsittelyyn perustuvia päätöksiä, joilla on oikeusvaikutuksia tai vastaavia merkittäviä vaikutuksia. Omat tarkoituksemme rajautuvat tileihin, laskutukseen, palvelun tietoturvaan ja väärinkäytösten ehkäisyyn. Asiakassisällön analytiikka edellyttää dokumentoituja asiakkaan ohjeita tai erillistä oikeusperustetta ja tiedottamista; emme käytä sisältöä uudelleen salassa.

8.Tekoälykäsittely

DeskGrade on suoraan yhteydessä OpenAI:hin, Vercel AI Gatewayhin, varayhteytenä OpenRouteriin sekä Anthropiciin omalla avaimellamme Vercel AI Gatewayn kautta. Suosimme tarjoajia, jotka eivät säilytä aineistoa eivätkä käytä asiakkaan syötteitä koulutukseen. Tämä on reititystoive, ei jokaista pyyntöä koskeva takuu. Käsittely määräytyy tarjoajan ehtojen ja valitun reitin mukaan. Ylläpito Tukholmassa Ruotsissa ei tarkoita, että tekoälylaskenta, tuki tai kaikki jatkokäsittely pysyisi EU:ssa. Emme tällä hetkellä takaa mallien reititystä vain EU:ssa. Katso suoraan kytketyt tarjoajat ja kunkin yhdyskäytävän julkaisema tarjoajaluettelo. Pilotify ei kouluta malleja asiakkaan sisällöllä.

9.Ketkä auttavat meitä käsittelemään tietoja

Käytämme palveluntarjoajia ylläpitoon, tietokantaan, sähköpostiin, tekoälymalleihin, väärinkäytösten estoon ja virheiden seurantaan. Ne käsittelevät henkilötietoja vain ohjeidemme mukaan. Ajantasainen luettelo siitä, mitä kukin tekee ja missä, on alihankkijasivullamme. Palvelut, jotka sinä tai yrityksesi päätätte yhdistää, kuten Slack tai kalenteri, saavat tietoja omien ehtojensa mukaisesti. Luovutamme tietoja viranomaisille vain lain niin vaatiessa.

10.Tietojen sijainti ja siirrot EU:n ulkopuolelle

DeskGraden tietokanta ja tiedostot sijaitsevat Tukholmassa Ruotsissa, samoin sovelluksen palvelinfunktioiden alue. Jakelu, tuki, tietoturva ja tekoälylaskenta voivat edellyttää käsittelyä ETA:n ulkopuolella. Edellytämme siirroille soveltuvaa tietosuojan riittävyyttä koskevaa päätöstä tai asianmukaisia suojatoimia, kuten EU:n vakiosopimuslausekkeita ja tarvittaessa täydentäviä toimia. Arvioimme suojan suhteessa siirtoon ja pyydettäessä kerromme käytetystä perusteesta sekä suojatoimista. Alihankkijaluettelo kertoo palveluntarjoajista ja niiden käytännöistä. Emme lupaa kaikkea käsittelyä vain EU:ssa.

11.Kuinka kauan säilytämme tietoja

• Yhteydenotot: vain niin kauan kuin tiedustelun ja siitä seuraavan asiakassuhteen hoitaminen vaatii; poistamme tarpeettomat viestit, ellei laki edellytä säilyttämistä.
• Tilitiedot: tilin käytön ajan; poistamme ne 30 päivän kuluessa tilin tai asiakassuhteen päättymisestä, ellei laki edellytä rajattua säilyttämistä.
• Väliaikaiset vierastunnisteet: poistetaan seitsemän päivän kuluttua, ellei vieras ole aktiivinen jossakin huoneessa. Vanhentuneet kutsut poistetaan päivittäin.
• Huonekäyntien tiedot: niin kauan kuin huone on olemassa tai kunnes vieras kytkee tallennuksen pois.
• Työtilan sisältö: asiakkaan päättämän ajan, ja se poistetaan asiakassuhteen päättyessä tietojenkäsittelysopimuksen mukaisesti.
• Tietoturva- ja lokitiedot: tarpeelliset tapahtumien metatiedot säilytetään 24 kuukautta. Diagnostiikan sisältötiedot poistetaan aiemmin, kun niiden tarkoitus päättyy. Perusteltu lakisääteinen säilytys tai tutkintatarve dokumentoidaan ja rajataan.
• Kirjanpitoaineisto: kirjanpitolain edellyttämän ajan (yleensä kuudesta kymmeneen vuotta).

12.Työntekijätiedot ja työpaikan valvonta

Asiakas vastaa käyttöönotosta työnantajana ja rekisterinpitäjänä. Työelämän tietosuojalain (759/2004) mukaan työntekijätietojen tulee olla välittömästi työsuhteen kannalta tarpeellisia; tarpeellisuusvaatimuksesta ei voi poiketa suostumuksella. Tiedot kerätään ensisijaisesti työntekijältä. Muista lähteistä kerääminen edellyttää soveltuvaa suostumusta tai laissa säädettyä poikkeusta sekä työntekijälle ilmoittamista ennen tietojen käyttöä häntä koskevassa päätöksenteossa.

Sähköpostin, kalenterin tai tiedostojen yhdistäminen ei anna työnantajalle rajoittamatonta pääsyä työntekijän viestintään eikä lupaa valvontaan. Työnantajan tulee määritellä tarkoitukset, lähteet, käyttöoikeudet ja säilytysajat, arvioida tarpeellisuus ja käsittelyperuste, tiedottaa työntekijöille sekä toteuttaa soveltuva yhteistoiminta- tai kuulemismenettely ennen teknisen valvonnan käyttöönottoa tai sen tarkoituksen tai menetelmien muuttamista. Yhteistoimintalakia (1333/2021) sovelletaan työnantajan olosuhteiden mukaan. Kun yhteistoimintalainsäädäntöä ei sovelleta, työelämän tietosuojalaki edellyttää silti, että työntekijöille tai heidän edustajilleen varataan tilaisuus tulla kuulluiksi teknisestä valvonnasta.

DeskGraden käyttötarkoitus on tuottavuus ja asiakastuki. Rekrytointijärjestykseen asettaminen, työntekijöiden pisteytys tai arviointi, työsuhdepäätökset sekä käyttäytymiseen tai persoonallisuuteen perustuva työnjako on rajattu pois. Asiakkaan tulee dokumentoida käyttöönotto ennen työntekijätietolähteiden yhdistämistä. Sitoudumme tarjoamaan tiedon helpon, versioidun hallinnan DeskGradessa; kirjaus ei itsessään luo käsittelyperustetta eikä korvaa työnantajan velvollisuuksia. Katso tekoälyseloste.

13.Ääni, tallennus ja litterointi

Ääniviestit ja reaaliaikainen puhe tekoälyn kanssa voivat lähettää ääntä mallipalveluntarjoajalle ja tuottaa tekstimuotoisia litterointeja. Ne ovat eri asia kuin kokouksen tai puhelun tallentaminen. DeskGrade ei tällä hetkellä tallenna kokouksia eikä tuota kokouslitterointeja. Tekoälyseloste ja alihankkijaluettelo kuvaavat tekoälyn käytön ja tarjoajat.

Toimintaperiaatteemme on, että tallennus on oletuksena pois päältä. Ennen tallennuksen käyttöönottoa työntekijäkokouksissa, saapuvissa puheluissa, lähtevissä puheluissa tai jaetuissa huoneissa jokaiselle tilanteelle tulee määritellä tarkoitus, käsittelyperuste, kaikille osallisille annettava informointi sekä erilliset säilytysajat raakamuotoiselle äänelle ja litteroinneille. Tekoälyn käytöstä kertominen ei korvaa tallennus- tai litterointi-ilmoitusta, eikä keskusteluun osallistuminen itsessään oikeuta tallennukseen tai markkinointiin.

14.Varmuuskopiot ja palautus

Ladatut tiedostot (Storage-objektit) eivät kuulu DeskGraden varmuuskopiointi- tai palautuspalveluun. Asiakkaan tulee säilyttää alkuperäiset tiedostot palvelun ulkopuolella. Tietokannan varmuuskopiot sisältävät tiedostojen metatiedot, eivät ladattujen tiedostojen sisältöä; tietokannan palauttaminen ei palauta kadonnutta tiedostoa. Emme lupaa tulevaa tiedostojen varmuuskopiointipalvelua.

Tietokannan osalta sitoudumme päivittäisiin varmuuskopioihin, joita säilytetään seitsemän päivää. Tiettyyn ajanhetkeen palautus ei sisälly palveluun. Tämä ei ole keskeytymättömän saatavuuden tai palautusajan takuu. Valtuutettuun palautukseen kuuluvat käyttökatkon hallinta ja jälkitarkastukset sekä poistojen säilyttäminen tai uudelleen soveltaminen. Aktiivisten asiakastietojen palautukseen ja poistoon sovelletaan tietojenkäsittelysopimusta; varmuuskopioiden vanheneminen ja lakisääteinen säilytys käsitellään erikseen.

15.Oikeutesi

Sinulla on oikeus saada pääsy henkilötietoihisi, oikaista tai poistaa ne, rajoittaa niiden käsittelyä tai vastustaa sitä sekä saada antamasi tiedot siirrettävässä muodossa. Kun käsittely perustuu oikeutettuun etuun, voit vastustaa sitä milloin tahansa.

Osan voit tehdä itse DeskGradessa: tarkistaa, korjata ja unohduttaa sen, mitä henkilökohtainen agenttisi muistaa, poistaa yksityisen tietovarastosi, viedä muistiinpanosi ja tietovarastosi sekä huoneen vieraana kytkeä yksityiskohtaisen tallennuksen pois. Muissa asioissa ota yhteyttä: jan@pilotify.app. Vastaamme kuukauden kuluessa. Jos tietosi ovat asiakkaan työtilassa, välitämme pyyntösi asiakkaalle ja autamme sitä vastaamaan.

Oikeuksia sovelletaan GDPR:n edellytyksin. Suostumukseen perustuvassa käsittelyssä voit peruuttaa suostumuksesi vaikuttamatta aiemman käsittelyn lainmukaisuuteen. Varmistamme henkilöllisyyden ja asianomaisen asiakkuuden rajauksen ennen tietojen luovutusta tai pyynnön toteuttamista. Avustaminen voi tapahtua ylläpitäjän toimesta asianomaisissa tietovarannoissa ja tarjoajilla; kirjaamme vaiheet, mahdolliset lakisääteiset säilytykset tai muut poikkeukset sekä valmistumisen. Osittainen itsepalveluvienti tai -poisto ei ole kaikkia tietoja kattava vastaus.

Voit myös tehdä valituksen tietosuojavaltuutetun toimistolle (tietosuoja.fi) tai sen EU-maan valvontaviranomaiselle, jossa asut tai työskentelet.

16.Evästeet ja selaimen tallennustila

Tämä sivusto ei aseta evästeitä eikä tallenna mitään selaimeesi, joten se ei pyydä suostumusta.

DeskGrade-sovellus käyttää vain evästeitä ja selaimen tallennustilaa, joita pyytämäsi palvelu tarvitsee. Se ei käytä analytiikka- tai mainosevästeitä.

Sovellus tallentaa myös asettelun asetuksia ja tallentamattomia luonnoksia selaimen paikalliseen tallennustilaan. Huoneissa voi olla kolmansien osapuolten, kuten YouTuben, Vimeon tai Loomin, palveluista upotettuja videoita. Ennen kuin painat toistopainiketta, huone näyttää oman esikatselukuvansa eikä selaimesi ota yhteyttä palveluntarjoajaan. Kun toistat tällaisen videon, palveluntarjoaja voi asettaa omia evästeitään oman tietosuojakäytäntönsä mukaisesti. Käytämme palveluntarjoajan yksityisyyttä parantavaa upotustapaa aina, kun sellainen on tarjolla.

17.Tietoturva

Tiedot salataan siirron aikana, pääsy on rajattu roolin mukaan, kunkin yrityksen tiedot pidetään tietokannassa erillään muiden yritysten tiedoista, ja agenttien toimet kirjataan lokiin. Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus todennäköisesti vaarantaa oikeutesi, ilmoitamme siitä viranomaiselle ja tarvittaessa sinulle.

18.Selosteen muutokset

Julkaisemme versioidut asiakirjat, niiden voimaantulopäivän ja yhteenvedon muutoksista. Ilmoitamme näiden ehtojen tai käytäntöjen olennaisista muutoksista työtilan ylläpitäjille sekä sovelluksessa että sähköpostitse vähintään 30 päivää ennen voimaantuloa. Ellei asiakas vastusta muutosta ilmoitusaikana, ilmoitettu muutos katsotaan hyväksytyksi ja se tulee voimaan ilmoitettuna päivänä ilman uutta hyväksymispainallusta. Asiakas voi vastustaa muutosta oikeudellisten asioiden yhteyshenkilöllemme; jos olennaisesti haitalliseen muutokseen ei löydy ratkaisua, asiakas voi päättää muutoksen koskeman palvelun ilman seuraamusmaksua ennen voimaantuloa. Tietoturvan tai saatavuuden vuoksi kiireellinen korvaaminen voidaan toteuttaa heti, jolloin ilmoitamme siitä viipymättä ja samat vastustamis- ja päättämisoikeudet säilyvät. Menettely ei rajoita pakottavia oikeuksia eikä korvaa suostumusta, kun sitä vaaditaan. Asiakkaan aloittama hallittujen asetusten, kuten säilytysaikojen, muutos ja siihen liittyvä uusi hyväksyntä käsitellään erikseen.