Tietojenkäsittelysopimus

1.Julkinen tietojenkäsittelysopimuspohja

Tämä on yritysasiakkaille tarjottava julkinen tietojenkäsittelysopimuspohja. Asiakkaan henkilöllisyys, yhteystiedot ja sopimuksen tekeminen kirjataan erikseen. Tämän sivun lukeminen ei allekirjoita sopimusta eikä kirjaa hyväksyntää.

2.Asiakirjan tarkoitus

Tämä asiakirja kertoo DeskGraden ehdoista ja sitoumuksista. Se ei ole oikeudellista neuvontaa.

3.Varmuuskopiot ja palautus

Ladatut tiedostot (Storage-objektit) eivät kuulu DeskGraden varmuuskopiointi- tai palautuspalveluun. Asiakkaan tulee säilyttää alkuperäiset tiedostot palvelun ulkopuolella. Tietokannan varmuuskopiot sisältävät tiedostojen metatiedot, eivät ladattujen tiedostojen sisältöä; tietokannan palauttaminen ei palauta kadonnutta tiedostoa. Emme lupaa tulevaa tiedostojen varmuuskopiointipalvelua.

Tietokannan osalta sitoudumme päivittäisiin varmuuskopioihin, joita säilytetään seitsemän päivää. Tiettyyn ajanhetkeen palautus ei sisälly palveluun. Tämä ei ole keskeytymättömän saatavuuden tai palautusajan takuu. Valtuutettuun palautukseen kuuluvat käyttökatkon hallinta ja jälkitarkastukset sekä poistojen säilyttäminen tai uudelleen soveltaminen. Aktiivisten asiakastietojen palautukseen ja poistoon sovelletaan tietojenkäsittelysopimusta; varmuuskopioiden vanheneminen ja lakisääteinen säilytys käsitellään erikseen.

4.Tarkoitus ja soveltamisala

• a) Näiden lausekkeiden tarkoituksena on varmistaa, että asetuksen (EU) 2016/679 (yleinen tietosuoja-asetus) 28 artiklan 3 ja 4 kohtaa noudatetaan.
• b) Liitteessä I luetellut rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä ovat sopineet näistä lausekkeista. Tässä sopimuksessa asiakas on rekisterinpitäjä ja Pilotify henkilötietojen käsittelijä.
• c) Näitä lausekkeita sovelletaan liitteessä II määriteltyyn henkilötietojen käsittelyyn.
• d) Liitteet I–IV ovat erottamaton osa lausekkeita.
• e) Nämä lausekkeet eivät rajoita velvoitteita, jotka rekisterinpitäjällä on yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla.
• f) Nämä lausekkeet eivät sellaisenaan varmista yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisten kansainvälisiä siirtoja koskevien velvoitteiden noudattamista.

5.Mukautetun sopimuksen käyttö

• a) Nämä ovat mukautettuja sopimusehtoja. Sovittujen lisäysten ja päivitysten on säilytettävä rekisterinpitäjän ja käsittelijän pakottavat velvoitteet sekä rekisteröityjen oikeudet sovellettavan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.
• b) Tämä ei estä osapuolia sisällyttämästä näitä lausekkeita laajempaan sopimukseen eikä lisäämästä muita lausekkeita tai lisätakeita, kunhan ne eivät suoraan tai välillisesti ole ristiriidassa lausekkeiden kanssa tai heikennä rekisteröityjen perusoikeuksia tai -vapauksia.

6.Tulkinta

• a) Kun näissä lausekkeissa käytetään yleisessä tietosuoja-asetuksessa määriteltyjä termejä, niillä on sama merkitys kuin asetuksessa.
• b) Näitä lausekkeita luetaan ja tulkitaan yleisen tietosuoja-asetuksen säännösten valossa.
• c) Näitä lausekkeita ei tulkita tavalla, joka on ristiriidassa yleisessä tietosuoja-asetuksessa säädettyjen oikeuksien ja velvollisuuksien kanssa tai joka heikentää rekisteröityjen perusoikeuksia tai -vapauksia.

7.Etusijajärjestys

Jos nämä lausekkeet ja osapuolten välisten, lausekkeista sopimisen hetkellä voimassa olevien tai myöhemmin tehtyjen, niihin liittyvien sopimusten määräykset ovat ristiriidassa keskenään, nämä lausekkeet ovat ensisijaisia.

8.Liittymislauseke

• a) Taho, joka ei ole näiden lausekkeiden osapuoli, voi kaikkien osapuolten suostumuksella liittyä niihin milloin tahansa rekisterinpitäjänä tai henkilötietojen käsittelijänä täyttämällä liitteet ja allekirjoittamalla liitteen I.
• b) Kun a alakohdassa tarkoitetut liitteet on täytetty ja allekirjoitettu, liittyvää tahoa pidetään näiden lausekkeiden osapuolena, ja sillä on rekisterinpitäjän tai henkilötietojen käsittelijän oikeudet ja velvollisuudet sen mukaan, miksi se on liitteessä I nimetty.
• c) Liittyvällä taholla ei ole näiden lausekkeiden mukaisia oikeuksia tai velvollisuuksia ajalta ennen kuin siitä tuli osapuoli.

9.Käsittelyn kuvaus

Käsittelytoimien yksityiskohdat, erityisesti henkilötietoryhmät ja käsittelyn tarkoitukset, joita varten henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän puolesta, määritellään liitteessä II.

10.Osapuolten velvollisuudet

7.1 Ohjeet

• a) Henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja ainoastaan rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden mukaisesti, paitsi jos sitä edellytetään käsittelijään sovellettavassa unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä. Tällöin käsittelijä ilmoittaa rekisterinpitäjälle tästä oikeudellisesta vaatimuksesta ennen käsittelyä, paitsi jos laissa kielletään ilmoittaminen tärkeää yleistä etua koskevien syiden vuoksi. Rekisterinpitäjä voi antaa lisäohjeita koko käsittelyn ajan. Ohjeet dokumentoidaan aina.
• b) Henkilötietojen käsittelijä ilmoittaa rekisterinpitäjälle välittömästi, jos rekisterinpitäjän antamat ohjeet käsittelijän mielestä rikkovat yleistä tietosuoja-asetusta tai muita sovellettavia unionin tai jäsenvaltion tietosuojasäännöksiä.
• c) Rekisterinpitäjän ohjeita ovat sen DeskGrade-sopimus, nämä lausekkeet sekä tapa, jolla rekisterinpitäjä ja sen valtuuttamat käyttäjät määrittävät ja käyttävät DeskGradea, mukaan lukien tehtävät, jotka he antavat tekoälyagenteille DeskGraden heille myöntämien oikeuksien rajoissa.

7.2 Käyttötarkoitussidonnaisuus

Henkilötietojen käsittelijä käsittelee henkilötietoja ainoastaan liitteessä II määriteltyjä käsittelyn erityisiä tarkoituksia varten, ellei se saa rekisterinpitäjältä lisäohjeita.

7.3 Käsittelyn kesto

Henkilötietojen käsittelijä käsittelee tietoja ainoastaan liitteessä II määritellyn ajan.

7.4 Käsittelyn turvallisuus

• a) Henkilötietojen käsittelijä toteuttaa vähintään liitteessä III määritellyt tekniset ja organisatoriset toimenpiteet henkilötietojen turvallisuuden varmistamiseksi. Tähän kuuluu tietojen suojaaminen tietoturvaloukkauksilta, jotka johtavat tietojen vahingossa tapahtuvaan tai lainvastaiseen tuhoamiseen, häviämiseen, muuttamiseen, luvattomaan luovuttamiseen tai pääsyyn tietoihin (henkilötietojen tietoturvaloukkaus). Asianmukaista turvallisuustasoa arvioidessaan osapuolet ottavat asianmukaisesti huomioon uusimman tekniikan, toteuttamiskustannukset, käsittelyn luonteen, laajuuden, asiayhteyden ja tarkoitukset sekä rekisteröityihin kohdistuvat riskit.
• b) Henkilötietojen käsittelijä antaa henkilöstönsä jäsenille pääsyn käsiteltäviin henkilötietoihin vain siinä määrin kuin se on ehdottoman välttämätöntä sopimuksen täytäntöönpanoa, hallinnointia ja seurantaa varten. Käsittelijä varmistaa, että henkilötietoja käsittelemään valtuutetut henkilöt ovat sitoutuneet noudattamaan salassapitovelvollisuutta tai heitä koskee asianmukainen lakisääteinen salassapitovelvollisuus.

7.5 Arkaluonteiset tiedot

Jos käsittely koskee henkilötietoja, joista ilmenee rotu tai etninen alkuperä, poliittisia mielipiteitä, uskonnollinen tai filosofinen vakaumus tai ammattiliiton jäsenyys, geneettisiä tai biometrisiä tietoja luonnollisen henkilön yksiselitteistä tunnistamista varten, terveyttä tai henkilön seksuaalista käyttäytymistä tai suuntautumista koskevia tietoja taikka rikostuomioihin ja rikoksiin liittyviä tietoja (”arkaluonteiset tiedot”), henkilötietojen käsittelijä soveltaa liitteessä II määriteltyjä erityisiä rajoituksia ja/tai lisätakeita.

7.6 Dokumentointi ja vaatimusten noudattaminen

• a) Osapuolet pystyvät osoittamaan noudattavansa näitä lausekkeita.
• b) Henkilötietojen käsittelijä vastaa viipymättä ja asianmukaisesti rekisterinpitäjän tiedusteluihin, jotka koskevat tietojen käsittelyä näiden lausekkeiden mukaisesti.
• c) Henkilötietojen käsittelijä antaa rekisterinpitäjän saataville kaikki tiedot, jotka ovat tarpeen osoittamaan, että näissä lausekkeissa vahvistettuja ja suoraan yleisestä tietosuoja-asetuksesta johtuvia velvoitteita noudatetaan. Rekisterinpitäjän pyynnöstä käsittelijä myös sallii näiden lausekkeiden kattamien käsittelytoimien tarkastukset kohtuullisin väliajoin tai jos on viitteitä vaatimusten laiminlyönnistä, ja osallistuu niihin. Päättäessään katselmuksesta tai tarkastuksesta rekisterinpitäjä voi ottaa huomioon käsittelijän asiaankuuluvat sertifioinnit.
• d) Rekisterinpitäjä voi tehdä tarkastuksen itse tai valtuuttaa siihen riippumattoman tarkastajan. Tarkastukset voivat sisältää myös katselmuksia käsittelijän tiloissa tai fyysisissä toimitiloissa, ja ne tehdään tarvittaessa kohtuullisen ennakkoilmoituksen jälkeen.
• e) Osapuolet antavat tässä lausekkeessa tarkoitetut tiedot, myös tarkastusten tulokset, toimivaltaisen valvontaviranomaisen saataville pyynnöstä.

7.7 Alihankkijoiden käyttö

• a) Asiakas antaa yleisen luvan alihankkijoiden käyttöön. Ennen suoraan kytketyn palveluntarjoajan lisäämistä tai korvaamista Pilotify ilmoittaa työtilan ylläpitäjille vähintään 30 päivää etukäteen sekä sovelluksessa että sähköpostitse voimaantulopäivän, muutosyhteenvedon ja vastustamiseen tarvittavat tiedot. Jos asiakas ei vastusta muutosta ilmoitusaikana, se katsotaan hyväksytyksi voimaantulopäivänä; uutta hyväksymispainallusta ei tarvita. Asiakas voi vastustaa muutosta oikeudellisten asioiden yhteyshenkilöllemme ilmoitusaikana. Ellei vastustukseen löydy ratkaisua, asiakas voi päättää muutoksen koskeman palvelun ilman seuraamusmaksua. Kiireellinen tietoturvaan tai saatavuuteen liittyvä korvaaminen voidaan aloittaa heti, ja siitä ilmoitetaan viipymättä pakottavaa lakia sekä samoja vastustamis- ja päättämisoikeuksia noudattaen. Julkaistut versiot säilyttävät muutoshistorian; yhdyskäytävän taustatarjoajien muutoksia seurataan sen linkitetystä luettelosta ja reititystoiveestamme, ei uutena suoran yhteyden rivinä.
• b) Kun henkilötietojen käsittelijä käyttää alihankkijaa tiettyjen käsittelytoimien suorittamiseen rekisterinpitäjän puolesta, se tekee alihankkijan kanssa sopimuksen, jossa asetetaan sisällöltään samat tietosuojavelvoitteet kuin käsittelijälle näiden lausekkeiden mukaisesti. Käsittelijä varmistaa, että alihankkija noudattaa velvoitteita, joita käsittelijään sovelletaan näiden lausekkeiden ja yleisen tietosuoja-asetuksen nojalla.
• c) Rekisterinpitäjän pyynnöstä henkilötietojen käsittelijä toimittaa rekisterinpitäjälle jäljennöksen tällaisesta alihankintasopimuksesta ja sen myöhemmistä muutoksista. Siltä osin kuin se on tarpeen liikesalaisuuksien tai muiden luottamuksellisten tietojen, myös henkilötietojen, suojaamiseksi, käsittelijä voi peittää osia sopimuksen tekstistä ennen jäljennöksen toimittamista.
• d) Henkilötietojen käsittelijä on edelleen täysimääräisesti vastuussa rekisterinpitäjälle alihankkijan velvoitteiden täyttämisestä sen käsittelijän kanssa tekemän sopimuksen mukaisesti. Käsittelijä ilmoittaa rekisterinpitäjälle, jos alihankkija jättää täyttämättä sopimusvelvoitteensa.
• e) Henkilötietojen käsittelijä sopii alihankkijan kanssa kolmatta osapuolta hyödyttävästä lausekkeesta, jonka mukaan rekisterinpitäjällä on oikeus irtisanoa alihankintasopimus ja kehottaa alihankkijaa poistamaan tai palauttamaan henkilötiedot, jos käsittelijä on tosiasiallisesti kadonnut, lakannut oikeudellisesti olemasta tai tullut maksukyvyttömäksi.

7.8 Kansainväliset siirrot

• a) Henkilötietojen käsittelijä siirtää tietoja kolmanteen maahan tai kansainväliselle järjestölle ainoastaan rekisterinpitäjän dokumentoitujen ohjeiden perusteella tai täyttääkseen käsittelijään sovellettavan unionin oikeuden tai jäsenvaltion lainsäädännön erityisen vaatimuksen, ja siirto tehdään yleisen tietosuoja-asetuksen V luvun mukaisesti.
• b) Rekisterinpitäjä hyväksyy, että kun henkilötietojen käsittelijä käyttää lausekkeen 7.7 mukaisesti alihankkijaa tiettyjen käsittelytoimien suorittamiseen rekisterinpitäjän puolesta ja näihin käsittelytoimiin sisältyy yleisen tietosuoja-asetuksen V luvussa tarkoitettu henkilötietojen siirto, käsittelijä ja alihankkija voivat varmistaa V luvun noudattamisen käyttämällä komission yleisen tietosuoja-asetuksen 46 artiklan 2 kohdan nojalla hyväksymiä vakiosopimuslausekkeita, jos niiden käytön edellytykset täyttyvät. Jos alihankkija on sertifioitu EU:n ja Yhdysvaltojen välisen tietosuojakehyksen mukaisesti, siirto voi perustua myös tähän tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen.

11.Avun antaminen rekisterinpitäjälle

• a) Henkilötietojen käsittelijä ilmoittaa rekisterinpitäjälle viipymättä kaikista rekisteröidyltä saamistaan pyynnöistä. Se ei itse vastaa pyyntöön, ellei rekisterinpitäjä ole valtuuttanut sitä siihen.
• b) Henkilötietojen käsittelijä avustaa rekisterinpitäjää täyttämään velvollisuutensa vastata rekisteröityjen pyyntöihin käyttää oikeuksiaan ottaen huomioon käsittelyn luonteen. Täyttäessään a ja b alakohdan mukaisia velvoitteitaan käsittelijä noudattaa rekisterinpitäjän ohjeita.
• c) Lausekkeen 8 b alakohdan mukaisen avustamisvelvollisuuden lisäksi henkilötietojen käsittelijä avustaa rekisterinpitäjää varmistamaan seuraavien velvoitteiden noudattamisen ottaen huomioon tietojenkäsittelyn luonteen ja käsittelijän saatavilla olevat tiedot: 1) velvoite arvioida suunniteltujen käsittelytoimien vaikutukset henkilötietojen suojaan (tietosuojaa koskeva vaikutustenarviointi), jos tietyntyyppinen käsittely todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille; 2) velvoite kuulla toimivaltaista valvontaviranomaista ennen käsittelyä, jos vaikutustenarviointi osoittaa, että käsittely aiheuttaisi korkean riskin, jos rekisterinpitäjä ei ole toteuttanut toimenpiteitä riskin pienentämiseksi; 3) velvoite varmistaa, että henkilötiedot ovat täsmällisiä ja ajan tasalla, ilmoittamalla rekisterinpitäjälle viipymättä, jos käsittelijä saa tietää, että sen käsittelemät henkilötiedot ovat epätarkkoja tai vanhentuneita; 4) yleisen tietosuoja-asetuksen 32 artiklan mukaiset velvoitteet.
• d) Osapuolet määrittelevät liitteessä III asianmukaiset tekniset ja organisatoriset toimenpiteet, joilla henkilötietojen käsittelijän on avustettava rekisterinpitäjää tämän lausekkeen soveltamisessa, sekä vaaditun avun laajuuden.

12.Henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta ilmoittaminen

Henkilötietojen tietoturvaloukkauksen sattuessa henkilötietojen käsittelijä tekee yhteistyötä rekisterinpitäjän kanssa ja avustaa sitä, jotta rekisterinpitäjä voi täyttää yleisen tietosuoja-asetuksen 33 ja 34 artiklan mukaiset velvoitteensa, ottaen huomioon käsittelyn luonteen ja käsittelijän saatavilla olevat tiedot.

9.1 Rekisterinpitäjän käsittelemiä tietoja koskeva tietoturvaloukkaus

Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus koskee rekisterinpitäjän käsittelemiä tietoja, henkilötietojen käsittelijä avustaa rekisterinpitäjää

• a) ilmoittamaan henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle ilman aiheetonta viivytystä sen jälkeen, kun rekisterinpitäjä on saanut sen tietoonsa, jos se on tarpeen (paitsi jos tietoturvaloukkauksesta ei todennäköisesti aiheudu riskiä luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille);
• b) hankkimaan seuraavat tiedot, jotka yleisen tietosuoja-asetuksen 33 artiklan 3 kohdan mukaan esitetään rekisterinpitäjän ilmoituksessa ja joiden on sisällettävä vähintään: 1) henkilötietojen tietoturvaloukkauksen luonne, mukaan lukien mahdollisuuksien mukaan asianomaisten rekisteröityjen ryhmät ja arvioitu lukumäärä sekä henkilötietotietueiden ryhmät ja arvioitu lukumäärä; 2) tietoturvaloukkauksen todennäköiset seuraukset; 3) toimenpiteet, jotka rekisterinpitäjä on toteuttanut tai ehdottanut toteutettaviksi tietoturvaloukkauksen johdosta, mukaan lukien tarvittaessa toimenpiteet sen mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi. Jos ja siltä osin kuin kaikkia näitä tietoja ei ole mahdollista antaa samanaikaisesti, ensimmäinen ilmoitus sisältää tuolloin saatavilla olevat tiedot, ja lisätietoja annetaan myöhemmin sitä mukaa kuin niitä saadaan, ilman aiheetonta viivytystä;
• c) noudattamaan yleisen tietosuoja-asetuksen 34 artiklan mukaista velvoitetta ilmoittaa henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta rekisteröidylle ilman aiheetonta viivytystä, jos tietoturvaloukkaus todennäköisesti aiheuttaa korkean riskin luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille.

9.2 Henkilötietojen käsittelijän käsittelemiä tietoja koskeva tietoturvaloukkaus

Jos henkilötietojen tietoturvaloukkaus koskee henkilötietojen käsittelijän käsittelemiä tietoja, käsittelijä ilmoittaa siitä rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan sen tietoonsa. Ilmoitus sisältää vähintään

• a) kuvauksen tietoturvaloukkauksen luonteesta (mukaan lukien mahdollisuuksien mukaan asianomaisten rekisteröityjen ja tietotietueiden ryhmät ja arvioitu lukumäärä);
• b) sen yhteyspisteen tiedot, josta voi saada lisätietoja henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta;
• c) tietoturvaloukkauksen todennäköiset seuraukset ja toimenpiteet, jotka on toteutettu tai ehdotettu toteutettaviksi tietoturvaloukkauksen johdosta, mukaan lukien toimenpiteet sen mahdollisten haittavaikutusten lieventämiseksi.

Jos ja siltä osin kuin kaikkia näitä tietoja ei ole mahdollista antaa samanaikaisesti, ensimmäinen ilmoitus sisältää tuolloin saatavilla olevat tiedot, ja lisätietoja annetaan myöhemmin sitä mukaa kuin niitä saadaan, ilman aiheetonta viivytystä. Osapuolet määrittelevät liitteessä III kaikki muut tiedot, jotka henkilötietojen käsittelijän on annettava avustaessaan rekisterinpitäjää yleisen tietosuoja-asetuksen 33 ja 34 artiklan mukaisten velvoitteiden noudattamisessa.

13.Lausekkeiden noudattamatta jättäminen ja sopimuksen päättäminen

• a) Jos henkilötietojen käsittelijä rikkoo näiden lausekkeiden mukaisia velvoitteitaan, rekisterinpitäjä voi, yleisen tietosuoja-asetuksen säännösten estämättä, kehottaa käsittelijää keskeyttämään henkilötietojen käsittelyn, kunnes käsittelijä noudattaa näitä lausekkeita tai sopimus päättyy. Käsittelijä ilmoittaa rekisterinpitäjälle viipymättä, jos se ei mistä tahansa syystä pysty noudattamaan näitä lausekkeita.
• b) Rekisterinpitäjällä on oikeus päättää sopimus siltä osin kuin se koskee henkilötietojen käsittelyä näiden lausekkeiden mukaisesti, jos 1) rekisterinpitäjä on keskeyttänyt henkilötietojen käsittelyn a alakohdan mukaisesti eikä lausekkeiden noudattamista ole palautettu kohtuullisessa ajassa ja joka tapauksessa kuukauden kuluessa keskeyttämisestä; 2) käsittelijä rikkoo olennaisesti tai jatkuvasti näitä lausekkeita tai yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia velvoitteitaan; 3) käsittelijä ei noudata toimivaltaisen tuomioistuimen tai valvontaviranomaisen sitovaa päätöstä, joka koskee sen näiden lausekkeiden tai yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia velvoitteita.
• c) Henkilötietojen käsittelijällä on oikeus päättää sopimus siltä osin kuin se koskee henkilötietojen käsittelyä näiden lausekkeiden mukaisesti, jos rekisterinpitäjä vaatii ohjeidensa noudattamista sen jälkeen, kun käsittelijä on lausekkeen 7.1 b alakohdan mukaisesti ilmoittanut sille, että ohjeet rikkovat sovellettavia oikeudellisia vaatimuksia.
• d) Sopimuksen päätyttyä henkilötietojen käsittelijä rekisterinpitäjän valinnan mukaan joko poistaa kaikki rekisterinpitäjän puolesta käsitellyt henkilötiedot ja todistaa rekisterinpitäjälle tehneensä niin, tai palauttaa kaikki henkilötiedot rekisterinpitäjälle ja poistaa olemassa olevat kopiot, ellei unionin oikeudessa tai jäsenvaltion lainsäädännössä edellytetä henkilötietojen säilyttämistä. Käsittelijä varmistaa näiden lausekkeiden noudattamisen siihen asti, kunnes tiedot on poistettu tai palautettu. Käsittelijä toteuttaa rekisterinpitäjän valinnan 30 päivän kuluessa sopimuksen päättymisestä. Aktiiviset kopiot palautetaan tai viedään asiakkaan valinnan mukaisesti ja poistetaan tämän määräajan kuluessa; tietokannan varmuuskopiot vanhenevat seitsemässä päivässä. Lain edellyttämä säilytys rajataan tarvittaviin tietoihin ja tarkoitukseen.

14.Vastuu ja sovellettava laki

Osapuolet ovat lisänneet tämän lausekkeen, eikä se muuta lausekkeita 1–10. Osapuolten välinen vastuu näiden lausekkeiden perusteella määräytyy rekisterinpitäjän DeskGrade-sopimuksen vastuunrajoituksen mukaan tai, jos sellaista ei ole, käyttöehtojemme mukaan. Tämä ei rajoita kummankaan osapuolen vastuuta rekisteröidyille yleisen tietosuoja-asetuksen 82 artiklan nojalla, hallinnollisia sakkoja eikä vastuuta tahallisesti tai törkeällä huolimattomuudella aiheutetusta vahingosta, jonka vastuuta Suomen laki ei salli rajoittaa. Näihin lausekkeisiin sovelletaan Suomen lakia, ja riidat ratkaistaan rekisterinpitäjän sopimuksen tai käyttöehtojemme mukaisesti.

15.Liite I — Osapuolet

16.Liite II — Käsittelyn kuvaus

Rekisteröityjen ryhmät

• Rekisterinpitäjän käyttäjät: työntekijät ja muut henkilöt, joille rekisterinpitäjä antaa pääsyn DeskGrade-työtilaansa, pääkäyttäjät mukaan lukien.
• Vieraat, jotka rekisterinpitäjä kutsuu jaettuihin huoneisiin, myös ilman tiliä liittyvät vieraat.
• Rekisterinpitäjän yhteyshenkilöt ja muut henkilöt, joiden tietoja sen käyttäjät tallentavat työtilaan, kuten CRM-yhteyshenkilöt, tapaamisten osallistujat sekä viesteissä, muistiinpanoissa, tiedostoissa ja huoneiden sisällössä mainitut henkilöt.
• Henkilöt, jotka viestivät rekisterinpitäjän agenttien kanssa rekisterinpitäjän yhdistämän kanavan, kuten Slackin, kautta.

Henkilötietoryhmät

• Tili- ja käyttöoikeustiedot: nimi, sähköpostiosoite, profiilikuva, kieli ja muut asetukset, työtilajäsenyydet ja roolit, kirjautumistapa ja istuntotiedot.
• Viestintä: viestit, ääniviestit ja niiden litteroinnit.
• Huoneiden tiedot: huoneiden sisältö, vieraiden sähköpostiosoitteet ja vierasistunnot sekä, jos rekisterinpitäjä ottaa sen käyttöön, tiedot vieraiden käynneistä ja siitä, mitä sivuja ja tiedostoja he avaavat.
• CRM-tiedot: nimet, työsähköpostiosoitteet, puhelinnumerot, LinkedIn-profiilien osoitteet ja tehtävät yrityksessä sekä julkiset yritystiedot kaupparekisteristä.
• Tapaamistiedot: tapaamisten tiedot ja osallistujat. DeskGrade ei tallenna tapaamisia eikä tee niistä litterointeja.
• Käyttäjien luomat tai lataamat muistiinpanot ja tiedostot.
• Agenttien tiedot: mitä henkilökohtaiset agentit muistavat käyttäjän työstä, keskustelut agenttien kanssa sekä agenttien ehdottamat tai toteuttamat toimet ja niiden hyväksyjät.
• Yhdistettyjen tilien tiedot: käyttöoikeustunnisteet ja tiedot, joita rekisterinpitäjän tai sen käyttäjien määrittämä kalenteri-, Slack- tai GitHub-yhteys tarvitsee.
• Sähköpostien toimitustiedot: mitkä palvelusähköpostit lähetettiin kenellekin ja toimitettiinko ne.
• Tietoturva- ja lokitiedot: kuka teki mitä ja milloin, tekniset virhetiedot sekä tietoturvaan tai tapahtuman kohdentamiseen tarvittavat pyynnön alkuperätiedot. Ylläpitopalvelut vastaanottavat IP-osoitteita; asiaankuuluvat lokit voivat sisältää alkuperätietoja.

Arkaluonteiset tiedot ja suojatoimet

Erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvat tiedot sekä rikostuomioita ja rikoksia koskevat tiedot eivät kuulu palvelun oletuskäyttöön. Mahdollinen poikkeus edellyttää ennen käsittelyä nimettyä kirjallista sopimusta tarkoituksesta, tietoryhmistä, pääsystä, siirroista ja poistamisen suojatoimista. Muuhunkin tallennettuun aineistoon sovelletaan liitteen III suojausta.

Käsittelyn luonne

Ylläpito ja tallennus; tietojen järjestäminen, hakeminen ja näyttäminen työtilassa; palvelusähköpostien lähettäminen; tietojen välittäminen rekisterinpitäjän yhdistämiin palveluihin; tekoälymallien suorittama käsittely käyttäjien agenteille antamien tehtävien hoitamiseksi, kuten tekstin tuottaminen, hakuindeksointi, ääniviestien litterointi ja kuvien luominen; sekä poistaminen.

Käsittelyn tarkoitukset

DeskGraden tarjoaminen rekisterinpitäjälle sen sopimuksen mukaisesti: työtilat, viestintä, jaetut huoneet, CRM, tapaamiset, muistiinpanot, tiedostot ja tekoälyagentit sekä tuki, tietoturva ja palvelun väärinkäytön estäminen.

Käsittelyn kesto

Rekisterinpitäjän DeskGrade-sopimuksen voimassaoloaika ja sen jälkeen siihen asti, kunnes henkilötiedot on poistettu tai palautettu lausekkeen 10 d alakohdan mukaisesti.

Säilytysajat

• Työtilan sisältö (viestit, CRM, muistiinpanot, tiedostot, huoneet ja agenttien tiedot): kunnes rekisterinpitäjä tai sen käyttäjät poistavat sen, ja viimeistään sopimuksen päättyessä lausekkeen 10 d alakohdan mukaisesti.
• Ilman tiliä liittyvien vieraiden väliaikaiset tunnisteet: poistetaan seitsemän päivän kuluttua, ellei vieras pysy aktiivisena huoneessa. Vanhentuneet kutsut poistetaan päivittäin.
• Tiedot vieraiden käynneistä huoneissa: säilytetään niin kauan kuin huone on olemassa, ja poistetaan, kun vieras kytkee yksityiskohtaisen tallennuksen pois.
• Agenttien työtilojen tilannevedokset: poistetaan seitsemän päivän kuluttua.
• Tietoturva- ja lokitiedot: tarpeelliset tapahtumien metatiedot säilytetään 24 kuukautta. Diagnostiikan sisältötiedot poistetaan aiemmin, kun niiden tarkoitus päättyy. Perusteltu lakisääteinen säilytys tai tutkintatarve dokumentoidaan ja rajataan.

Alihankkijoiden suorittama käsittely

Alihankkijat suorittavat kunkin kohdalla liitteessä IV kuvatut käsittelyn osat sopimuksen voimassaoloajan.

17.Liite III — Tekniset ja organisatoriset toimenpiteet

• Sijainti: tietokanta, kirjautuminen ja tiedostojen tallennus ovat Tukholmassa Ruotsissa, ja palvelun palvelinfunktiot ajetaan Tukholmassa.
• Asiakkaiden erottelu: kunkin asiakkaan tiedot erotellaan muiden asiakkaiden tiedoista tietokannassa itse valvottavilla pääsysäännöillä, ja pääsy työtilan sisällä on rajattu roolin mukaan.
• Salaus: edellytämme siirtosalausta sekä tietokantatietojen ja ajastettujen tietokantavarmuuskopioiden salausta levossa tarjoajan tietojenkäsittelysopimuksessa kuvatun laajuuden mukaisesti.
• Kirjautuminen: kirjautumispalvelu tallentaa salasanat vain tiivistettyinä; käyttäjät voivat kirjautua myös kertakäyttöisillä sähköpostikoodeilla tai asiakkaan kertakirjautumisella. Selaimesta tehdyt toimet on suojattu sivustojen välisiltä pyyntöväärennöksiltä, ja toistuvia kirjautumis- ja muita arkaluonteisia pyyntöjä rajoitetaan.
• Tekoälyagentit: delegoidut toimet rajataan edustetun käyttäjän toimivallalla ja käytännöillä. Vaaralliset tai peruuttamattomat toimet vaativat hyväksynnän; tavalliset peruttavat toimet voivat tapahtua suoraan. Asiaankuuluvat tapahtumat kirjaavat toimijan ja tarvittaessa hyväksyjän.
• DeskGrade on suoraan yhteydessä OpenAI:hin, Vercel AI Gatewayhin, varayhteytenä OpenRouteriin sekä Anthropiciin omalla avaimellamme Vercel AI Gatewayn kautta. Suosimme tarjoajia, jotka eivät säilytä aineistoa eivätkä käytä asiakkaan syötteitä koulutukseen. Tämä on reititystoive, ei jokaista pyyntöä koskeva takuu. Käsittely määräytyy tarjoajan ehtojen ja valitun reitin mukaan. Ylläpito Tukholmassa Ruotsissa ei tarkoita, että tekoälylaskenta, tuki tai kaikki jatkokäsittely pysyisi EU:ssa. Emme tällä hetkellä takaa mallien reititystä vain EU:ssa. Katso suoraan kytketyt tarjoajat ja kunkin yhdyskäytävän julkaisema tarjoajaluettelo. Pilotify ei kouluta malleja asiakkaan sisällöllä.
• Valvonta: virheiden valvonta on määritetty olemaan lähettämättä henkilötietoja, eikä se tallenna istuntojen toistoja. Palvelusähköposteissa ei seurata avauksia eikä napsautuksia.
• Julkiset tiedostot: kuvat, jotka asiakas julkaisee huoneessa, sekä profiili- ja agenttikuvat tallennetaan niin, että kuka tahansa linkin saanut voi nähdä ne. Muut tiedostot ovat vain niiden käyttäjien saatavilla, joilla on niihin pääsy.
• Varmuuskopiot ja palautus: sitoudumme päivittäisiin tietokannan varmuuskopioihin ja seitsemän päivän säilytykseen. Palautus mielivaltaiseen ajankohtaan ei kuulu palveluun. Valtuutettu ylläpitäjä huolehtii palautuksesta, käyttökatkon hallinnasta ja palautuksen jälkeisistä tarkistuksista; poistot säilytetään tai toteutetaan uudelleen, jotta poistettu tieto ei palaudu käyttöön. Tiedostojen metatiedot sisältyvät tietokannan varmuuskopioihin, mutta ladatut tiedostot (Storage-objektit) eivät. Tiedostojen varmuuskopiointi tai palautus ei kuulu palveluun: asiakkaan tulee säilyttää alkuperäiset tiedostonsa.
• Henkilöstö: vain Pilotifyn omistaja saa käyttää tuotantotietoja, ellei muulle nimetylle henkilölle ole myönnetty nimenomaista, tehtävään rajattua valtuutusta. Ylläpidämme pääsyoikeusrekisteriä ja edellytämme salassapitovelvoitetta ennen pääsyn myöntämistä.
• Henkilötietojen tietoturvaloukkaukset: Pilotify ilmoittaa rekisterinpitäjälle ilman aiheetonta viivytystä saatuaan loukkauksen tietoonsa liitteessä I nimetyn yhteyshenkilön kautta lausekkeen 9.2 mukaisesti. Ensimmäinen ilmoitus sisältää saatavilla olevat tiedot, joita täydennetään tutkinnan edetessä. Numeerista ilmoitusaikatavoitetta ei sovita.
• Rekisteröityjen pyynnöt (lauseke 8): Pilotify avustaa rekisterinpitäjää henkilöllisyyden ja asiakasrajauksen varmistamisen jälkeen. Avustus kattaa tietojen viennin, korjauksen ja poistamisen kaikista asiaankuuluvista tietoryhmistä, tallennuspaikoista ja alihankkijoilta. Dokumentoimme suoritetut toimet, lakisääteiset poikkeukset ja valmistumisen. Avustus voi olla ylläpitäjän suorittamaa eikä edellytä asiakkaalta itsepalvelutoimintoa.

18.Liite IV — Alihankkijat

Rekisterinpitäjä hyväksyy alihankkijaluettelossamme sopimuksen tekohetkellä julkaistut alihankkijat, jotka on lueteltu alla. Muutokset tehdään lausekkeen 7.7 mukaisesti. Palvelut, jotka rekisterinpitäjä tai sen käyttäjät itse yhdistävät, kuten kalenterit, Slack, GitHub, tekoälyavustajat, kuvahaku tai videopalvelut, joiden videoita on upotettu huoneisiin, toimivat itsenäisessä käsittelyssä omien ehtojensa mukaan. Meidän puolestamme käsitteleviin tarjoajiin sovelletaan alihankkijaluetteloa ja ilmoitusehtoja.